Formal e-mails and letters: requests, complaints, apologies
You will write a polite, well-structured formal message to a company, school or organisation.
A2 and B110 minLesson 4 of 6
After this lesson you can
- Choose the right formal opening and closing
- Structure a request, a complaint and an apology
- Use fixed polite phrases with u
Who gets a formal message?
Anyone you do not know personally, or who you deal with in an official role: the gemeente, a landlord or housing corporation, a shop, a webshop, an energy company, a school, a doctor's practice, an employer you are applying to. You use u/uw all the way through.
At A2, a formal task is usually short (for example a message to your child's teacher). At B1 you can expect full e-mails and letters with several points, and you are expected to keep the polite tone throughout.
The frame
| Part | Dutch | Note |
|---|---|---|
| Opening (name unknown) | Geachte heer/mevrouw, | the safest choice |
| Opening (name known) | Geachte mevrouw Visser, / Geachte heer El Amrani, | surname only, no first name |
| Less stiff, still polite | Beste mevrouw Visser, | fine for a teacher you know |
| Purpose | Ik schrijf u omdat… / Ik schrijf u naar aanleiding van… | first sentence = why you write |
| Closing line | Ik hoop snel van u te horen. / Alvast bedankt voor uw hulp. | |
| Sign-off | Met vriendelijke groet, + full name | the standard; Hoogachtend is very formal |
Type 1: the request (verzoek)
- Who you are and why you write.
- What you want, politely.
- Any details (dates, numbers).
- What you expect next.
Geachte heer/mevrouw, Ik woon sinds januari aan de Populierenweg 7. Ik schrijf u omdat ik graag een parkeervergunning wil aanvragen. Kunt u mij laten weten welke documenten ik moet opsturen? Alvast bedankt. Met vriendelijke groet, Sara Okafor
Polite request forms, from direct to very polite:
- Kunt u…?
- Wilt u…?
- Zou u… kunnen…? (the most polite and very useful at B1)
Type 2: the complaint (klacht)
A good complaint is calm and factual. Assessors reward a clear description and a clear request, not anger.
- What happened and when: Op 14 oktober heb ik bij uw webwinkel een stofzuiger besteld.
- The problem: Het pakket kwam pas na drie weken en het snoer was beschadigd.
- What you already did: Ik heb twee keer gebeld, maar niemand heeft mij teruggebeld.
- What you want: Ik wil u daarom vragen om een nieuwe stofzuiger te sturen of mijn geld terug te betalen.
- Closing: Ik hoop dat u dit snel kunt oplossen.
Words that keep it polite: helaas, jammer genoeg, ik ben niet tevreden over…, ik verwacht dat…
Type 3: the apology (excuses)
You missed an appointment, paid late or your child was absent. Structure:
- Apologise: Mijn excuses dat ik dinsdag niet op mijn afspraak ben gekomen.
- Explain briefly: Mijn dochter was plotseling ziek en ik moest bij haar blijven.
- Fix it: Kan ik een nieuwe afspraak maken? Ik kan maandag en woensdag de hele dag.
Keep the explanation to one or two sentences. The assessor is looking for the apology, the reason and the solution.
Phrases worth memorising
| Function | Formal Dutch |
|---|---|
| Refer to their letter | Naar aanleiding van uw brief van 2 mei… |
| Ask for information | Ik wil graag meer informatie over… |
| Polite request | Zou u mij kunnen laten weten of…? |
| Ask for action | Ik wil u vragen om… |
| Express a problem | Helaas heb ik een probleem met… |
| Apologise | Excuses voor het ongemak. / Het spijt me dat… |
| Mention an attachment | In de bijlage vindt u… |
| Thank in advance | Bij voorbaat dank. |
Check before you finish
- Did every je become u, and every jouw become uw?
- Verb with u: u bent, u hebt / u heeft, u kunt, u wilt.
- Is there a date or detail where the task gave one?
- Is your full name under Met vriendelijke groet,?
Useful Dutch
- Geachte heer/mevrouw,Dear Sir/Madam,
- Ik schrijf u naar aanleiding van …I am writing to you regarding …
- Zou u … kunnen …?Could you …? (very polite)
- Ik wil u vragen om …I would like to ask you to …
- Helaas ben ik niet tevreden over …Unfortunately I am not satisfied with …
- Mijn excuses voor …My apologies for …
- In de bijlage vindt u …Attached you will find …
- Bij voorbaat dank.Thank you in advance.
- Ik hoop snel van u te horen.I hope to hear from you soon.
- Met vriendelijke groet,Kind regards, (standard formal sign-off)
Worked example
Complaint to a housing corporation (B1)
'Geachte heer/mevrouw, Ik huur een woning aan de Esdoornstraat 19 in Zwolle. Helaas doet de verwarming het al tien dagen niet. Het is erg koud in huis, vooral voor mijn kinderen. Op 3 en 7 november heb ik uw klantenservice gebeld. Er is beloofd dat er een monteur zou komen, maar er is nog niemand geweest. Ik wil u daarom vragen om de verwarming binnen een week te laten repareren. Kunt u mij laten weten wanneer de monteur komt? Met vriendelijke groet, Karim Haddou'. All three points are there: the problem, what you did (with dates) and the request with the deadline from the task. The tone stays calm.
Common mistakes
- Opening with 'Geachte Anna,' (formal opening with a first name).
- Starting in u and switching to je or jouw halfway through.
- Writing an angry complaint that never says what you want the company to do.
- Forgetting your full name under the sign-off.
Check yourself
Answer all three to mark this lesson as done.
1. You don't know who will read your letter. Which opening is best?
2. Which request is the most polite?
3. What should a complaint at B1 always include?