# Informal e-mails and notes (briefjes)

URL: https://www.inburgeringklaar.nl/learn/schrijven/informal-email-and-note
Course: Schrijven: the writing exam, step by step (https://www.inburgeringklaar.nl/learn/schrijven)
Level: A2 and B1
Publisher: Inburgeringklaar

> You will write a short informal e-mail or note that covers every content point with a natural opening and closing.

## Goals
- Open and close an informal message in a natural way
- Build the middle of a message so every content point is covered
- Link sentences with simple connectors

## When is a text informal?

You write informally to people you know: a friend, a neighbour, a colleague, a classmate, your child's sports coach if you are on first-name terms. You use **je/jij/jouw**, a first name and a relaxed closing. At A2, this is the most common kind of writing task.

A *briefje* is a short handwritten note: on the fridge, on a neighbour's door, on a colleague's desk. An informal e-mail is the same thing in digital form, usually a little longer.

## The skeleton

Every informal message has four parts. Learn the skeleton and you only have to think about the middle.

| Part | What to write | Examples |
|---|---|---|
| **Aanhef** | greeting + name + comma | *Hoi Mark,* / *Hallo Fatima,* / *Beste Joost,* |
| **Reden** | why you write (one sentence) | *Ik schrijf je omdat ik zaterdag niet kan komen.* |
| **Inhoud** | each content point from the task | one or two sentences per point |
| **Afsluiting** | closing line + greeting + your name | *Tot snel!* / *Groetjes,* / *Liefs,* (only close friends and family) |

After *Hoi Mark,* the next line starts with a **capital letter**: *Ik schrijf je…*

## One point, one or two sentences

The task gives you points. A good method is to give each point its own small block:

*Je kunt niet naar de verjaardag van je collega Eva. Schrijf een e-mail. Zeg sorry, vertel waarom je niet kunt en stel iets anders voor.*

- **Point 1 (sorry):** *Wat jammer, maar ik kan zaterdag niet op je verjaardag komen.*
- **Point 2 (why):** *Mijn moeder komt die dag uit Marokko en ik haal haar op van Schiphol.*
- **Point 3 (suggestion):** *Zullen we volgende week samen lunchen? Dan trakteer ik!*

That is enough for A2. Add the skeleton around it and you are done.

## Useful sentences per function

| Function | Dutch |
|---|---|
| Thank | *Bedankt voor je uitnodiging / je hulp / je berichtje.* |
| Say sorry | *Sorry dat ik gisteren niet kwam.* / *Wat vervelend dat…* |
| Invite | *Heb je zin om zondag te komen eten?* |
| Accept | *Leuk! Ik kom graag.* |
| Decline | *Helaas kan ik niet, want…* |
| Suggest | *Zullen we…?* / *Wat vind je van…?* |
| Ask | *Kun je me laten weten of…?* / *Weet jij hoe laat…?* |
| Congratulate | *Gefeliciteerd met je nieuwe huis!* |
| Wish | *Veel succes!* / *Beterschap!* / *Fijne vakantie!* |

## Make it hang together

Loose sentences make a text feel like a list. A few small words fix that and help your *samenhang* score:

- **want / omdat** for reasons: *Ik kan niet komen, want ik moet werken.*
- **maar** for contrast: *Ik kan niet zaterdag, maar zondag wel.*
- **dus** for a result: *Mijn fiets is kapot, dus ik kom met de bus.*
- **ook** to add: *Ik neem ook een salade mee.*

Remember: after *omdat* the verb goes to the end (*omdat ik moet werken*); after *want* it does not (*want ik moet werken*).

## Length

At A2, a note is often **30 to 50 words** and an e-mail **40 to 70 words**. At B1, informal e-mails are longer and you should add a little detail to each point. Never write more if it means skipping a point or the last task.

## Typical A2 situations

- Telling a neighbour about a party at your house (*Het kan wat lawaaiig worden.*)
- Asking a colleague to swap shifts (*Wil jij mijn dienst op vrijdag overnemen?*)
- Telling a friend you will be late (*Ik sta in de file.*)
- Thanking someone for help with moving (*Zonder jou was het niet gelukt.*)

For each one, practise writing the skeleton in under five minutes. Speed comes from the fixed parts; your thinking goes into the middle.

## Useful Dutch
- **Hoi / Hallo …,**: Hi …, (informal greeting)
- **Ik schrijf je omdat …**: I'm writing to you because …
- **Bedankt voor …**: Thanks for …
- **Wat jammer dat …**: What a pity that …
- **Zullen we …?**: Shall we …?
- **Heb je zin om …?**: Do you feel like …?
- **Kun je me laten weten of …?**: Can you let me know whether …?
- **Tot snel!**: See you soon!
- **Groetjes,**: Regards / Cheers, (informal sign-off)
- **Beterschap!**: Get well soon!

## Worked example: A note to a neighbour about a party

Je geeft zaterdag een feest voor je verjaardag. Schrijf een briefje voor je buren. Vertel wanneer het feest is, zeg dat het misschien lawaai geeft en nodig ze uit.

Three points: when, noise, invitation. 'Beste buren, Zaterdag 12 juni vier ik mijn verjaardag. Het feest begint om acht uur en duurt tot ongeveer één uur. Het kan misschien een beetje lawaaiig worden, sorry daarvoor! Jullie zijn ook van harte welkom. Groetjes, Daniel (nummer 14)'. Note 'Beste buren' and 'jullie' because there is more than one neighbour. Each point has its own sentence, and the house number helps the reader know who wrote it.

## Common mistakes
- Starting the line after 'Hoi Mark,' with a small letter.
- Using u in a note to a friend or using je in one sentence and u in the next.
- Writing a great reason but forgetting to make the suggestion the task asks for.
- Putting the verb at the end after want (want ik moet werken is correct, want ik werken moet is wrong).

## Check yourself
1. Which closing fits an e-mail to a colleague you know well?
   A) Hoogachtend,
   B) Met vriendelijke groet, de directie
   C) Groetjes,
   Answer: C. Groetjes is a normal informal sign-off. Hoogachtend is very formal and old-fashioned.
2. Which sentence is correct?
   A) Ik kom later, omdat ik heb een afspraak.
   B) Ik kom later, want ik heb een afspraak.
   C) Ik kom later, want ik een afspraak heb.
   Answer: B. After want, normal word order follows. After omdat the verb goes to the end: omdat ik een afspraak heb.
3. The task says: 'bedank je vriend en vraag wanneer hij tijd heeft'. How many content points is that?
   A) Two
   B) One
   C) Three
   Answer: A. Bedank (1) and vraag wanneer (2). Both verbs need their own sentence in your text.