# Formal e-mails and letters: requests, complaints, apologies

URL: https://www.inburgeringklaar.nl/learn/schrijven/formal-email-and-letter
Course: Schrijven: the writing exam, step by step (https://www.inburgeringklaar.nl/learn/schrijven)
Level: A2 and B1
Publisher: Inburgeringklaar

> You will write a polite, well-structured formal message to a company, school or organisation.

## Goals
- Choose the right formal opening and closing
- Structure a request, a complaint and an apology
- Use fixed polite phrases with u

## Who gets a formal message?

Anyone you do not know personally, or who you deal with in an official role: the gemeente, a landlord or housing corporation, a shop, a webshop, an energy company, a school, a doctor's practice, an employer you are applying to. You use **u/uw** all the way through.

At A2, a formal task is usually short (for example a message to your child's teacher). At B1 you can expect full e-mails and letters with several points, and you are expected to keep the polite tone throughout.

## The frame

| Part | Dutch | Note |
|---|---|---|
| Opening (name unknown) | *Geachte heer/mevrouw,* | the safest choice |
| Opening (name known) | *Geachte mevrouw Visser,* / *Geachte heer El Amrani,* | surname only, no first name |
| Less stiff, still polite | *Beste mevrouw Visser,* | fine for a teacher you know |
| Purpose | *Ik schrijf u omdat…* / *Ik schrijf u naar aanleiding van…* | first sentence = why you write |
| Closing line | *Ik hoop snel van u te horen.* / *Alvast bedankt voor uw hulp.* | |
| Sign-off | *Met vriendelijke groet,* + full name | the standard; *Hoogachtend* is very formal |

## Type 1: the request (verzoek)

1. Who you are and why you write.
2. What you want, politely.
3. Any details (dates, numbers).
4. What you expect next.

*Geachte heer/mevrouw,*
*Ik woon sinds januari aan de Populierenweg 7. Ik schrijf u omdat ik graag een parkeervergunning wil aanvragen. Kunt u mij laten weten welke documenten ik moet opsturen? Alvast bedankt.*
*Met vriendelijke groet,*
*Sara Okafor*

Polite request forms, from direct to very polite:
- *Kunt u…?*
- *Wilt u…?*
- *Zou u… kunnen…?* (the most polite and very useful at B1)

## Type 2: the complaint (klacht)

A good complaint is calm and factual. Assessors reward a clear description and a clear request, not anger.

1. **What** happened and **when**: *Op 14 oktober heb ik bij uw webwinkel een stofzuiger besteld.*
2. **The problem**: *Het pakket kwam pas na drie weken en het snoer was beschadigd.*
3. **What you already did**: *Ik heb twee keer gebeld, maar niemand heeft mij teruggebeld.*
4. **What you want**: *Ik wil u daarom vragen om een nieuwe stofzuiger te sturen of mijn geld terug te betalen.*
5. **Closing**: *Ik hoop dat u dit snel kunt oplossen.*

Words that keep it polite: *helaas, jammer genoeg, ik ben niet tevreden over…, ik verwacht dat…*

## Type 3: the apology (excuses)

You missed an appointment, paid late or your child was absent. Structure:

1. Apologise: *Mijn excuses dat ik dinsdag niet op mijn afspraak ben gekomen.*
2. Explain briefly: *Mijn dochter was plotseling ziek en ik moest bij haar blijven.*
3. Fix it: *Kan ik een nieuwe afspraak maken? Ik kan maandag en woensdag de hele dag.*

Keep the explanation to one or two sentences. The assessor is looking for the apology, the reason and the solution.

## Phrases worth memorising

| Function | Formal Dutch |
|---|---|
| Refer to their letter | *Naar aanleiding van uw brief van 2 mei…* |
| Ask for information | *Ik wil graag meer informatie over…* |
| Polite request | *Zou u mij kunnen laten weten of…?* |
| Ask for action | *Ik wil u vragen om…* |
| Express a problem | *Helaas heb ik een probleem met…* |
| Apologise | *Excuses voor het ongemak.* / *Het spijt me dat…* |
| Mention an attachment | *In de bijlage vindt u…* |
| Thank in advance | *Bij voorbaat dank.* |

## Check before you finish

- Did every *je* become *u*, and every *jouw* become *uw*?
- Verb with *u*: *u bent, u hebt / u heeft, u kunt, u wilt*.
- Is there a date or detail where the task gave one?
- Is your full name under *Met vriendelijke groet,*?

## Useful Dutch
- **Geachte heer/mevrouw,**: Dear Sir/Madam,
- **Ik schrijf u naar aanleiding van …**: I am writing to you regarding …
- **Zou u … kunnen …?**: Could you …? (very polite)
- **Ik wil u vragen om …**: I would like to ask you to …
- **Helaas ben ik niet tevreden over …**: Unfortunately I am not satisfied with …
- **Mijn excuses voor …**: My apologies for …
- **In de bijlage vindt u …**: Attached you will find …
- **Bij voorbaat dank.**: Thank you in advance.
- **Ik hoop snel van u te horen.**: I hope to hear from you soon.
- **Met vriendelijke groet,**: Kind regards, (standard formal sign-off)

## Worked example: Complaint to a housing corporation (B1)

De verwarming in je huurhuis is al tien dagen kapot. Je hebt al gebeld, maar er is nog niemand gekomen. Schrijf een e-mail aan de woningcorporatie. Beschrijf het probleem, vertel wat je al gedaan hebt en vraag om een oplossing binnen een week.

'Geachte heer/mevrouw, Ik huur een woning aan de Esdoornstraat 19 in Zwolle. Helaas doet de verwarming het al tien dagen niet. Het is erg koud in huis, vooral voor mijn kinderen. Op 3 en 7 november heb ik uw klantenservice gebeld. Er is beloofd dat er een monteur zou komen, maar er is nog niemand geweest. Ik wil u daarom vragen om de verwarming binnen een week te laten repareren. Kunt u mij laten weten wanneer de monteur komt? Met vriendelijke groet, Karim Haddou'. All three points are there: the problem, what you did (with dates) and the request with the deadline from the task. The tone stays calm.

## Common mistakes
- Opening with 'Geachte Anna,' (formal opening with a first name).
- Starting in u and switching to je or jouw halfway through.
- Writing an angry complaint that never says what you want the company to do.
- Forgetting your full name under the sign-off.

## Check yourself
1. You don't know who will read your letter. Which opening is best?
   A) Hallo,
   B) Geachte heer/mevrouw,
   C) Beste mensen,
   Answer: B. Geachte heer/mevrouw is the standard formal opening when you do not know the reader.
2. Which request is the most polite?
   A) Zou u mij kunnen terugbellen?
   B) Bel me terug.
   C) Je moet me terugbellen.
   Answer: A. Zou u … kunnen is the most polite form. The others are commands, and the third uses je.
3. What should a complaint at B1 always include?
   A) A threat to go to court
   B) Your life story
   C) What happened and what you want them to do
   Answer: C. A clear description and a clear request. Assessors reward a calm, factual complaint.